Política de Tratamiento de Datos
» POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, CAPELLA SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:
» Datos Generales:
El responsable del tratamiento de sus datos personales es CAPELLA SAS, identificado con Nit: 901.008.581-2, con sede principal en la Carrera 17 No. 93-63, Int 2 en la ciudad de Bogotá, Contacto: A través de los cinco canales de Atención al Cliente que CAPELLA SAS tiene dispuestos.
1. Política del Tratamiento de los Datos
A través de esta política, CAPELLA SAS en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.
La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales CAPELLA SAS, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus cinco canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual por las relaciones comerciales se tengan, servicios o beneficios con CAPELLA SAS.
El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. CAPELLA SAS se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento.
CAPELLA SAS exige al encargado de los correos bajo el dominio @tuopticaenlinea.com, la Carrera 17 No. 93-82, Oficina 405 en Bogotá – Colombia, comunicación con el 320 5036911 – 305 7296676, WhatsApp, internet con chat de atención y redes sociales, atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y Protección de Datos Personales de CAPELLA SAS para su consulta.
2. Finalidad del Tratamiento de Datos
La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a CAPELLA SAS, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
(1) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable en CAPELLA SAS, (2) Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de las relaciones comerciales con CAPELLA SAS, (3) El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico, (4) El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), (5) Solicitar y recibir de las Instituciones vigilancia y control, y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos. A su vez se solicita a los Titulares de los datos de nuestras relaciones comerciales, de manera expresa, libre y voluntaria, autorice el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.
El alcance de la autorización comprende la facultad para que CAPELLA SAS le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos y demás información relativa a nuestra relación comercial, a través de correo electrónico, redes sociales y/o mensajes de texto al teléfono móvil si fuera posible.
3. Derechos del titular de los datos personales.
Se informa al Titular de los datos, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que CAPELLA SAS, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
(1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
(3) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
(4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
(5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento la entidad o el encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
(6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información: (A) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las Oficinas de CAPELLA SAS.
La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de CAPELLA SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. (B) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de CAPELLA SAS relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en nuestra Oficina. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de CAPELLA SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. (C) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Seguridad de la información
CAPELLA SAS está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Además, ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall – Hosting Siteground – certificados SSL” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes.
Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. La información personal suministrada por los terceros manejados por CAPELLA SAS, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el usuario puede acceder y que sólo él conoce, el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. CAPELLA SAS no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas.
Para mayor seguridad CAPELLA SAS ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes con nuestros proveedores del software contable, Magento, Credibanco, PayU y Shopify. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, CAPELLA SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales Web de cafeclic.com y tuopticaenlinea.com donde se maneja nuestras cuentas de correo electrónico, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.
5. Almacenamiento de sus datos personales
CAPELLA SAS solicita los datos necesarios para la contabilización y administración de todos los procesos contables y fiscales a los que está obligado según las leyes del país, servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato. Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de nuestros canales de recepción, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos de todas las plataformas manejadas y de acuerdo al servicio o producto adquirido.
Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro según cada proveedor. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
6. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales
CAPELLA SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
7. Revelación de la información
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que CAPELLA SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
8. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales
La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por los socios de CAPELLA SAS.
9. Atención de consultas y reclamos
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de atención al cliente que CAPELLA SAS tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.
